Stratégies pour organiser et réussir vos événements webinaires

La campagne par le webinaire plutôt que le webinaire ponctuel est une stratégie qui peut être très bénéfique pour votre entreprise. Vous pourrez générer des prospects qualifiés pour les ventes tout en contribuant à votre pipeline de ventes lorsque c’est exécuté selon les meilleures pratiques. Le type de webinaire auquel je fais référence n’est pas une présentation axée sur le produit dans laquelle une personne parle de la société, puis utilise le reste du temps pour parler des fonctionnalités. Celles-ci ne sont pas très propices à la réalisation de votre objectif de générer de bonnes pistes de vente.

Partagez votre expertise et des solutions à des problèmes
Le type de présentation où vous partagez votre savoir-faire et des solutions à un problème vous donnera les meilleurs résultats auprès de votre public. Utilisez au moins deux conférenciers et proposez des activités interactives tout au long du webinaire pour le rendre plus participatif. Et surtout, ce n’est pas une démonstration de produit !

Lorsque vous partagez une expertise, vous développez votre crédibilité et votre confiance. Lors d’un webinaire, vous avez l’opportunité de créer une relation plus personnelle avec votre public et d’approfondir les sujets qui l’intéressent tout en établissant votre marque et en générant des prospects de qualité.

Lorsque vous organisez un webinaire, il vous positionne comme un expert en la matière et vous aide à vous démarquer de vos concurrents. La planification et le déroulement d’un webinaire nécessitent une attention particulière aux détails. Les participants d’aujourd’hui s’attendent à un processus complet et professionnel, de l’invitation au suivi. Vous aurez besoin de bien planifier pour faire une bonne impression tout en produisant un impact. Pour générer des opportunités de haute qualité avec un potentiel de conversion, chaque étape doit être soigneusement planifiée et exécutée.
Passons en revue le processus et examinons tous les détails à envisager pour la planification d’un webinaire.

Où commencer pour planifier un webinaire

1. Le sujet et le contenu
Vous devez examiner le parcours de votre acheteur, le type d’audience qui assisterait à votre webinaire et le type de contenu le plus approprié. Ce type d’audience est plus susceptible d’être au stade de la sensibilisation et de la recherche de conseils. Ils sont probablement conscients des défis auxquels ils sont confrontés et ont besoin d’aide pour trouver des solutions sur la façon de les résoudre.

Le contenu de votre présentation doit les renseigner sur les problèmes et leur présenter les solutions potentielles. Cela les aidera à passer de la phase de sensibilisation à la phase de considération. La description de votre sujet et de votre webinaire doit attirer l’attention tout en apportant de la valeur à votre public.

2. L’audience et la persona de l’acheteur
Cerner votre public cible et la persona que vous souhaitez attirer par votre webinaire doit être fait simultanément. Qui est le décideur et l’acheteur de votre offre ? Il s’agit d’une étape importante qui vous aidera à augmenter le nombre de conversions après votre événement.

Votre personnalité d’acheteur doit inclure les points de douleur, les frustrations et les résultats souhaités par votre public cible en ce qui concerne l’offre que vous proposez dans le webinaire. Pour rassembler ces informations, un peu de préparation est nécessaire. Ce qui suit vous aidera avec ceci.

• Développez un court sondage : envoyez un courriel associé à un sondage pour demander à vos clients existants, vos abonnés ou fans des médias sociaux quels sont les défis qui les préoccupent. Pour obtenir de meilleurs résultats, demandez à votre agence de marketing ou au personnel de ventes internes de faire des appels pour obtenir ces informations. Les conversations téléphoniques fourniront probablement plus de résultats, alors que les sondages en ligne permettront de joindre plus facilement plus de personnes. Le sondage se doit d’être court et idéalement sur une plate-forme de sondage gratuite.

• Données clients : examinez les données relatives aux achats de vos clients et recherchez des profils clients et des solutions similaires au sujet de votre webinaire. Cela vous aidera à développer le message et son positionnement.
• Inscription au webinaire: l’utilisation d’une page destination et des questions insérées dans le formulaire d’inscription vous aidera également à définir votre persona d’acheteur. Vous pouvez vous référer à notre blog pour plus de détails sur la définition du persona de l’acheteur afin de vous aider dans cette étape.

​3. La page destination et un message ciblé
Le but de votre page de destination est d’attirer l’attention et d’inciter les participants potentiels à s’inscrire à l’événement.

• Vous avez besoin d’un titre convaincant donc rédigez une méta-description percutante qui améliorera également votre positionnement SEO.
• Simplifiez le message mais inclure les défis, les problèmes, les besoins et les attentes de vos clients cibles.
• Communiquez aux visiteurs la raison pour laquelle ils doivent s’inscrire à votre webinaire. Mettez à profit votre marque pour renforcer votre proposition de valeur.
• Conservez l’appel à l’action en haut de la page et simplifiez au maximum la saisie de leurs informations. Votre plateforme de messagerie peut permettre d’inclure certains champs déjà préremplis à partir de votre base de données.
• L’ajout de preuves sociales telles que les témoignages de clients et les réussites contribuera à renforcer votre proposition de valeur.
• Une autre idée créative consiste à proposer une courte vidéo pour expliquer l’événement et susciter plus d’intérêt.
• Envisagez la collaboration avec un partenaire pour ajouter de l’intérêt, en particulier si le partenaire bénéficie de la notoriété et peut partager son expérience sur des solutions du problème.
• Assurez-vous d’envoyer un courriel de confirmation à tous les participants inscrits avec les instructions pour assister au webinaire.

4. L’invitation au webinaire
L’invitation doit contenir des informations similaires mais complémentaires à votre page de destination.

• Rédigez du contenu simple et facile à lire avec les principaux avantages à assister au webinaire tout en incluant une incitation à agir axée sur la valeur.
• L’ajout d’un incitatif d’urgence de s’inscrire, par exemple un compte à rebours ou une note sur un nombre de places limité, peut également encourager les candidats à passer à l’action.
• Ajoutez une brève biographie de vos conférenciers pour ajouter crédibilité et de la valeur.
• Ajoutez une question de permission d’envoyer des courriels et incitez vos contacts à s’abonner à des invitations futures pour des événements (et de vous conformer à la législation anti-pourriel du Canada – LCAP).

5. Les rappels par courriel et  au calendrier
Il ne suffit pas d’envoyer une invitation une fois, vous devez envoyer des rappels à vos contacts afin de les inciter à s’inscrire et, une fois inscrits, de leur rappeler de se présenter. Vos participants sont des personnes très occupées et, comme la plupart d’entre nous, ils ont besoin de rappels pour assister à votre webinaire.

Il y a quelques trucs que vous pouvez faire pour générer plus d’intérêt pour assister à votre événement.

• Planifiez une série de courriels de rappel et modifiez le titre de l’objet.
• Soulignez les avantages du webinaire et ce que votre public va apprendre
• Indiquez toutes les informations « logistiques » telles que la date, l’heure et les instructions pour rejoindre la plateforme de webinaire.
• L’inclusion d’un lien « ajouter au calendrier » encouragera les inscrits à définir un rappel et augmentera probablement le nombre de participants.
• Ajoutez des liens vers du contenu de grande valeur sur votre site Web pour continuer à renforcer la confiance et la crédibilité.
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6. Faire la promotion de votre webinaire
Le meilleur moyen d’augmenter le nombre d’inscriptions est d’utiliser plusieurs canaux pour promouvoir votre événement. Ne comptez pas uniquement sur votre liste de courriels. Cependant, vous devez vous assurer de promouvoir votre public cible pour atteindre les bonnes personnes.

• Commencez avec votre liste de clients et de prospects qui correspond au profil que vous recherchez et demandez-leur de partager l’invitation avec des collègues et des contacts professionnels.
• Demandez à vos représentants de contacter personnellement leurs clients et prospects pour les inviter au webinaire. Vous pourriez même personnaliser l’invitation pour eux.
• Partagez votre invitation de webinaire avec vos fans. Cela vous aidera également à entretenir des relations avec des personnes qui vous connaissent.
• Ajoutez un court paragraphe et un lien vers un appel à l’action dans les articles de votre blog ou de vos infolettres.
• Publiez des mises à jour sur les médias sociaux ou créez un événement sur Facebook.
• Si c’est pertinent, envisagez de créer une section de nouvelles sur la page d’accueil de votre site Web afin de promouvoir des informations intéressantes, mais également d’élargir les invitations à vos événements à un public plus large. Vous pouvez également utiliser des fenêtres contextuelles, des diapositives ou des « pop-ups » pour promouvoir l’événement auprès des visiteurs de votre site Web.
• Pour rejoindre un public encore plus large, considérez une publicité pouvant être segmentée et donc très ciblée. Vous pourriez considérer des mises à jour, des annonces ou des formulaires sponsorisés sur Google AdWords et LinkedIn. Avec LinkedIn, vous pouvez segmenter le public cible en fonction de la taille de l’entreprise, du titre / du rôle, des compétences, des groupes, de la localisation géographique, et plus.

7.    Offrez des webinaires sur demande ou  en rediffusion
L’enregistrement de votre webinaire vous permettra de promouvoir l’événement après la date en direct et de de continuer à générer des opportunités. Les gens d’affaires d’aujourd’hui disposent de peu de temps libres et veulent consommer du contenu quand et où ils le souhaitent. En proposant une rediffusion ou en permettant aux participants inscrits d’accéder à votre webinaire à la demande, vous pouvez encourager davantage de personnes à s’inscrire. En guise de suivi de l’événement, vous pouvez envoyer un lien de rediffusion qui vous aidera à garder contact avec ce public.

8. Suivi après la tenue de l’événement
Pour faire suite à la tenue de l’événement, il faut faire un suivi auprès des participants et il doit être effectué en deux temps : des remerciements par courriel et un appel téléphonique.
Il est recommandé de créer deux courriels : un pour les participants et un pour ceux qui se sont inscrits mais n’ont pas assisté. Ils seront similaires, mais vous pouvez choisir un message légèrement différent. Prenez le temps de découvrir comment vos participants ont évalué votre performance. Les sondages sont un excellent moyen d’obtenir des commentaires et de mieux répondre aux attentes la prochaine fois. Mesurez le niveau d’engagement en demandant simplement ce que les gens pensaient du contenu du webinaire. Découvrez comment ils ont apprécié le contenu, des intervenants, la qualité de la plate-forme (audio et Web).

La prochaine étape consiste à faire des appels. Cela peut être sous-traité à votre agence pour qualifier davantage votre liste. N’oubliez pas que les participants ne sont pas nécessairement prêts à conclure un achat. Ce sont des contacts avec lesquels vous devez rester en contact et les aider à en apprendre davantage à propos de leurs besoins et leur délai d’achat.

Faire des appels après l’événement est la meilleure méthode pour recueillir les réflexions, leurs intérêts, les qualifier davantage et évaluer où ils se situent dans votre pipeline de ventes. Assurez-vous que le suivi est fait par vos représentants ou encore votre agence marketing – cela vaut la peine, surtout si vous souhaitez augmenter votre taux de conversion et rentabiliser vote activité.

9. Plateformes de webinaires – Comment les évaluer ?
Les choix parmi les plateformes sont nombreux aujourd’hui. Certaines sont gratuites, mais si vous envisagez d’utiliser les webinaires comme stratégie de marketing, investir dans un service fiable et payer un abonnement mensuel vous permettra d’utiliser une plateforme d’hébergement de webinaires répondant mieux à vos besoins en prenant avantage de plus de fonctionnalités en plus de faire preuve de professionnalisme.
Je placerais ces plateformes dans 3 catégories :

• De base
• Fonctionnalités essentielles
• Fonctionnalités complètes avec automatisation, à la demande et bien plus encore

De base
Ces plates-formes sont classiques et conçues pour les événements en direct sans fonctionnalités de marketing. Certaines des fonctionnalités intéressantes peuvent inclure la protection par mot de passe, le partage de fichiers, les votes, les sondages et les fonctions de discussion en ligne, l’analytique et la traçabilité. Quelques exemples utilisés pour les webinaires B2B : GoToWebinar, WebEx, Google Hangouts

Fonctionnalités essentielles
Les plateformes riches en fonctionnalités offrent des outils supplémentaires à la plate-forme traditionnelle, comme l’enregistrement, les pages de destination personnalisées, les communications avant et après le webinaire avec des réponses automatiques intégrées, la diffusion en continu sur YouTube Live, pour en nommer quelques-unes. Quelques exemples de plateformes : WebinarJam, ClickMeeting, GetResponse.

Fonctionnalités complètes avec automatisation, à la demande et bien plus encore
Les plates-formes complètes vous permettent de planifier et d’automatiser vos webinaires préenregistrés pour qu’ils se déroulent à des intervalles définis. Le logiciel vise à recréer l’expérience en direct pour les utilisateurs. L’objectif est de transformer vos webinaires en une stratégie de génération d’opportunités très efficace. Vous augmenterez la participation et générerez plus de prospects et éventuellement des revenus. Découvrez également des plateformes offrant de puissants outils d’automatisation pour vous aider à élargir vos listes de marketing par courriel et votre diffusion en direct. Elles peuvent également s’intégrer à plusieurs plateformes de messagerie telles que MailChimp. Et vous obtiendrez des tableaux de bord contenant des informations sur les performances de vos webinaires. Quelques exemples sont : EverWebinar, Demio.

10. Indicateurs de performance et métriques
Afin de mesurer votre succès, les indicateurs de performance sont indispensables. Ceux-ci peuvent être basés sur le nombre de personnes inscrites, les personnes inscrites versus les participants, le taux d’engagement au cours du webinaire et le taux de réponse à l’appel à l’action, les opportunités générées et enfin le taux de conversion en opportunités et finalement les ventes générées.

Conclusion
Un webinaire est une excellente stratégie marketing pour bâtir des relations d’affaires et dialoguer de manière interactive avec votre public cible, quelle que soit la taille de votre entreprise. Les webinaires vous permettent d’établir des relations et de la confiance avec votre public cible. Vous pouvez aborder des questions ou des préoccupations lors d’une session tout en présentant votre perspective unique. Vous allez finalement intégrer les prospects dans votre pipeline et en transformer certains en clients. Et cela se fait de manière évolutive : de la vente d’un-à- plusieurs.

La planification et en particulier l’exécution d’une stratégie de webinaire efficace et réussie comportent de plusieurs étapes. Vous pourriez trouver difficile de le faire avec vos ressources limitées. Envisagez donc de sous-traiter à votre agence de marketing le développement de votre stratégie de webinaire avec ses complexités tels que les sondages définissant la persona, la page de destination, les invitations, rappels et suivis par courriel, et les appels téléphoniques.

Les webinaires sont tout de même moins dispendieux que les séminaires dans un hôtel. Il peut être plus facile pour vos participants de prévoir du temps pour participer à un webinaire parce que ça se limite au temps de la présentation. Il est plus facile de ne pas se présenter, mais une fois votre plateforme de webinaire en fonction, vous pouvez promouvoir votre webinaire à la demande et continuer à en tirer les avantages. Une fois la base créée, vous pouvez organiser plusieurs webinaires de manière plus économique et bénéficier d’un excellent programme de génération d’opportunités.